Catat! Ini 12 Dokumen Wajib untuk Bisnis Impor Kamu

Dalam berbisnis impor, kelengkapan dokumen dan kepatuhan terhadap regulasi itu penting agar bisnis berjalan lancar. Tanpa dokumen-dokumen tersebut, izin usaha kamu serta stok produk luar negeri yang sudah dibeli bisa dinyatakan ilegal lho.

Untuk itu kamu perlu melengkapi sejumlah dokumen di bawah ini agar bisnis impor kamu berjalan dengan lancar tanpa hambatan yang merugikan.

Dokumen Persyaratan Izin Kegiatan Impor

Kamu perlu melengkapi dokumen-dokumen di bawah ini agar aktivitas impor bisnis kamu diakui secara legal:

1. Nomor Induk Berusaha (NIB)

Nomor Induk Berusaha (NIB) berfungsi sebagai identitas resmi perusahaan yang diterbitkan lewat sistem Online Single Submission (OSS). Dengan NIB, perusahaanmu dianggap sah secara hukum dan kamu bisa mengajukan izin-izin lain seperti izin impor, API (Angka Pengenal Importir), hingga keperluan perpajakan. Pengajuannya bisa dilakukan online di situs oss.go.id.

Penerbitannya berada di bawah naungan BKPM (Kementerian Investasi dan Hilirisasi). Begitu diterbitkan, NIB berlaku selama perusahaan masih aktif dan menjadi dasar legalitas untuk semua kegiatan usaha yang kamu jalankan.

2. Angka Pengenal Importir (API)

Setelah punya NIB, langkah berikutnya adalah mengurus API atau Angka Pengenal Importir. API juga diterbitkan melalui sistem OSS dan menjadi izin utama supaya kamu bisa melakukan impor secara legal. Tanpa API, semua kegiatan kamu kamu dianggap ilegal.

Kalau usaha kamu sejak awal sudah butuh kegiatan impor, kini sudah bisa mengurus NIB bersamaan dengan API di OSS. Kamu bisa mencentang ‘Kegiatan Impor’ saat membuat NIB dan pilihan jenis API akan muncul untuk diterbitkan sesuai kebutuhan usaha kamu. Kalau usaha kamu sudah memiliki NIB sebelumnya dan mulai butuh impor, kamu bisa ubah data NIB melalui OSS di bagian ‘Perubahan Data Usaha’ lalu lengkapi bagian ‘Aktivitas Impor’.

Ada dua jenis API yang perlu kamu tahu:

API-U (Umum) untuk perusahaan yang mengimpor barang dengan tujuan dijual kembali.
API-P (Produsen) untuk perusahaan yang mengimpor bahan baku atau barang pendukung untuk produksi sendiri.

Kedua jenis API ini punya fungsi yang sama sebagai identitas importir resmi, tapi penggunaannya harus sesuai dengan jenis usaha kamu.

3. Persetujuan Impor (PI)

PI adalah izin resmi dari Kementerian Perdagangan (Kemendag) untuk mengimpor barang kategori lartas (produk larangan/terbatas) termasuk barang elektronik dan obat-obatan. Kalau produk yang kamu impor tidak termasuk barang lartas, maka dokumen ini tidak diperlukan.

PI diajukan secara online melalui website INSW dari Kementerian Perdagangan. Tapi, pastikan kamu sudah memiliki NIB dan API.

4. NIK (Nomor Induk Kepabeanan) & SPR (Nomor Registrasi Importir)

NIK (Nomor Induk Kepabeanan) dan SPR (Nomor Registrasi Importir) adalah dua identitas kepabeanan yang wajib dimiliki importir selain API. Keduanya berfungsi untuk memberikan akses resmi ke sistem kepabeanan Bea Cukai, jadi importir dapat melakukan proses impor secara sah.

NIK digunakan sebagai nomor identifikasi importir di seluruh layanan Bea Cukai, sedangkan SPR merupakan syarat registrasi yang memberikan hak akses administratif dalam sistem kepabeanan dan mempermudah proses pengajuan dokumen impor. Keduanya diajukan importir ke Direktorat Jenderal Bea dan Cukai baik secara offline maupun online di portal CEISA sebelum mulai melakukan aktivitas impor.

Proses pengajuannya memerlukan dokumen seperti identitas perusahaan atau perorangan, surat domisili usaha, NPWP, serta legalitas usaha impor, yaitu NIB yang sudah memiliki API. NIK dan SPR dipakai setiap kali importir mengakses sistem kepabeanan, mengajukan PIB (Pemberitahuan Impor Barang), atau melakukan proses administrasi impor lainnya.

Dokumen untuk Transaksi Impor

Setelah usaha kamu sudah diberi izin secara legal untuk memulai kegiatan impor, selanjutnya dokumen-dokumen di bawah ini diperlukan agar proses transaksi hingga pengiriman barang ke Indonesia berjalan lancar:

1. Purchase Order (PO)

Purchase Order adalah dokumen pesanan resmi dari importir ke supplier untuk membeli barang. Dokumen ini berisi nomor Purchase Order (PO), tanggal pembelian dan pengiriman, harga yang disepakati, metode pembayaran, tenggat pembayaran, informasi pihak pembeli dan pemasok, deskripsi barang/jasa, jumlah barang yang dipesan, harga dan total biaya, hingga ketentuan terkait pengembalian, garansi, dan tanggung jawab pihak terkait.

PO dibutuhkan untuk mengonfirmasi pesanan ke supplier agar bisa segera diproses. Dokumen ini bisa kamu buat secara manual atau dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning)/Perencanaan Sumber Daya Perusahaan.

2. Proforma Invoice / Sales Contract

Proforma Invoice adalah dokumen tagihan sementara yang dikeluarkan supplier kepada importir sebelum barang dikirim. Isinya seperti invoice pada umumnya, tapi sifatnya masih berupa penawaran. Bagi kamu sebagai importir, nota ini berguna untuk menyepakati harga, kuantitas, Incoterms (kesepakatan biaya pengiriman), cara bayar, hingga jadwal kirim.

3. Bukti Pembayaran Remitansi & Letter of Credit (LC)

Bukti pembayaran remitansi dan Letter of Credit (LC) adalah dokumen pembayaran yang berisi keterangan bahwa uang sudah dikirim dengan tujuan untuk meyakinkan supplier agar segera mengirim barang pesanan.

Bukti pembayaran remitansi biasanya dikeluarkan oleh layanan remitansi yang kamu pilih (dari bank/non-bank). Bentuknya dapat berupa TT (Telegraphic Transfer), MT103, atau nota lainnya sesuai metode transfer yang kamu pilih. LC (Letter of Credit) berbeda dengan TT dan sejenisnya.

LC adalah metode pembayaran di mana bank importir juga ikut menjamin pembayaran kepada supplier dengan syarat dokumen transaksi kedua belah pihak sesuai. Tapi, LC biasanya dibutuhkan saat bertransaksi dalam jumlah yang sangat besar.

Jika kamu cari layanan pembayaran ke luar negeri yang lebih efisien tapi tetap aman, layanan remitansi sebenarnya lebih disarankan. Tapi, pastikan layanan pilihanmu sudah diakui Bank Indonesia. Seperti Topremit, untuk kirim uang dari Indonesia ke 90+ negara yang bukan hanya aman, tapi juga lebih mudah dan cepat karena prosesnya tidak ribet, punya invoice yang jelas, serta memiliki fitur lacak transaksi untuk memantau perjalanan uang kamu.

4. Commercial Invoice

Commercial Invoice adalah nota atau tagihan resmi dari supplier ke importir yang berisi detail transaksi seperti nama pelaku transaksi, produk, jumlah, hingga harga satuan. Kamu akan menerima dokumen ini dari supplier setelah transaksi disepakati.

Selain jadi bukti transaksi, invoice ini juga menjadi dasar perhitungan pajak impor dan bea masuk oleh Bea Cukai. Karena itu, semua data yang tertulis harus akurat.

5. Packing List

Packing List berisi rincian fisik barang yang dikirim. Dokumen ini mencantumkan detail seperti jenis barang, jumlah per karton, berat, volume, jumlah koli/palet, dan sebagainya.

Fungsinya penting banget, karena dari sinilah petugas bea cukai dan logistik bisa memvalidasi data fisik barang dengan data administratif yang tercantum di commercial invoice dan dokumen pengangkutan. Biasanya, Packing List diterbitkan oleh supplier di luar negeri bersamaan dengan invoice. Selama isinya konsisten dengan dokumen lain, proses pemeriksaan barang oleh bea cukai akan lebih cepat dan mudah.

6. Bill of Lading (B/L) & Airway Bill (AWB)

Bill of Lading (B/L) adalah dokumen pengangkutan resmi untuk kegiatan impor melalui jalur laut. Dokumen ini berisi informasi penting seperti data pengirim, penerima, pelabuhan asal dan tujuan, serta deskripsi barang yang dikirim. Selain sebagai bukti bahwa barang telah dikirim oleh supplier, B/L juga berfungsi sebagai dokumen kepemilikan barang bagi importir. Bill of Lading terdiri dari beberapa jenis:

Original Bill of Lading: Diterbitkan segera setelah barang sudah dimuat ke kapal. Importir wajib memegang dokumen fisik ini apabila melakukan pembayaran melalui Letter of Credit atau transaksi sejenis yang sepenuhnya lunas.
Telex Release: Diberikan ketika pengirim barang secara khusus meminta pelepasan barang tanpa Original B/L fisik. Biasanya dokumen ini diberikan setelah pembayaran lunas. Telex Release ini dibutuhkan agar bisa mengambil barang tanpa menunggu pengiriman dokumen Original B/L.
Seaway Bill: Dipakai ketika sejak awal barang yang dikirim sudah jelas siapa penerimanya dan tidak akan dialihkan ke pihak lain. Jadi, importir cukup terdaftar sebagai consignee (penerima) dan sudah bisa langsung mengambil barang tanpa Original B/L.

Sedikit berbeda dengan dokumen B/L, Air Waybill (AWB) adalah dokumen pengangkutan resmi untuk kegiatan impor melalui jalur udara. AWB berisi data pengirim, penerima, bandara asal dan tujuan, serta deskripsi barang. Dokumen ini menjadi bukti pengiriman barang oleh supplier, namun tidak berfungsi sebagai dokumen kepemilikan barang seperti B/L.

Baik B/L maupun AWB langsung diterbitkan oleh pihak perusahaan pengangkutnya masing-masing, importir tidak perlu lagi meminta dokumen ini. Apabila kamu tidak mendapatkannya, cukup konfirmasi ulang ke perusahaan pengangkut agar dokumen segera dikirim ke kamu.

7. Certificate of Origin (COO)

Certificate of Origin (COO) atau Surat Keterangan Asal (SKA) adalah sertifikasi asal barang yang dikirim. Sertifikat ini sebagai pernyataan bahwa barang/komoditas yang dikirim dari luar negeri adalah benar berasal dari negara pengekspornya dan menjadi dasar penentuan tarif bea masuk dan potongan tarif lainnya dalam proses pengirimannya. Biasanya kamu membutuhkan sertifikat ini apabila barang yang kamu impor termasuk sensitif/diawasi, atau kamu ingin dapat bea masuk lebih murah karena barang berasal dari negara yang punya perjanjian dagang khusus dengan Indonesia atau FTA (Free Trade Agreement).

Sertifikat ini bisa kamu minta dari supplier/pengekspor dan akan diterbitkan di negara asal pengekspor. Tapi, sayangnya COO hanya bisa diterbitkan kalau barang memenuhi aturan asal barang (Rules of Origin) yaitu setidaknya 40% bahan produksi barang harus berasal dari negara FTA.

8. PIB (Pemberitahuan Impor Barang)

PIB (Pemberitahuan Impor Barang) adalah dokumen deklarasi resmi impor yang diajukan ke Direktorat Jenderal Bea dan Cukai untuk setiap pengiriman barang yang masuk ke Indonesia.

PIB berfungsi sebagai bukti sah kegiatan impor, sekaligus dasar perhitungan bea masuk dan pajak. Pengajuannya dilakukan secara elektronik melalui sistem CEISA (Customs Excise Information System and Automation).

Dalam prosesnya, kamu wajib melampirkan semua dokumen pendukung seperti Invoice, Packing List, Bill of Lading, API, dan NIB. Setelah PIB disetujui dan kewajiban pajak dibayar, barulah barang bisa keluar dari pelabuhan/bandara, proses ini yang dikenal juga dengan istilah customs clearance.

Tips Praktis Mengurus Dokumen Impor

Untuk importir pemula, maupun para importir yang mencari cara praktis untuk mengurus dokumen impor, berbagai jasa konsultansi hingga layanan di bawah ini akan memudahkan kamu memproses dokumen-dokumen tersebut.

Tapi, ingat! Jasa konsultansi dan layanan di bawah ini adalah opsi, bukan tindakan wajib. Jadi, kamu bisa memilih layanan ini maupun memprosesnya secara mandiri.

Untuk NIB/API dan PI -> Kamu bisa konsultasi dengan konsultan legal atau firma hukum.
Untuk Bill of Lading, AWB & koordinasi COO -> Kamu bisa serahkan pada jasa freight forwarder.
Untuk pembayaran ke supplier -> Pilih layanan pembayaran resmi seperti Topremit, karena bukti transaksi kamu dapat dipertanggungjawabkan secara hukum karena diakui oleh Bank Indonesia.
Untuk mengurus seluruh proses kepabeanan (customs clearance) dari awal sampai barang keluar pelabuhan -> Kamu bisa meminta jasa PPJK (Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan).

Nah, itu dia berbagai tips praktis yang bisa kamu pilih untuk memudahkan proses registrasi dokumen impor kamu.

Untuk pembayaran ke supplier di luar negeri, selalu percayakan pada layanan transfer uang yang bukan hanya aman, tapi menyediakan proses pengiriman yang murah dan cepat seperti Topremit.

Dengan Topremit, biaya transfer bukan hanya murah, tapi juga ditunjukkan secara transparan di awal transaksi, dan yang paling penting, uang kamu bisa sampai ke luar negeri hanya dalam hitungan menit.