Perbedaan Proforma Invoice & Commercial Invoice dalam Transaksi Internasional

Meski sama-sama faktur dalam transaksi jual-beli, proforma invoice dan commercial invoice memiliki fungsi dan peran yang berbeda, terutama dalam transaksi internasional. Proforma invoice adalah faktur pembelian yang diberikan terlebih dahulu sebelum barang dikirim. Sedangkan commercial invoice adalah faktur pembelian yang diberikan oleh penjual sebagai bukti pembelian dan kepemilikan barang yang ditujukan kepada pembeli.

Sekilas memang kedua invoice ini terlihat mirip karena sama-sama berisi informasi barang dan harga. Tapi, salah menggunakan jenis invoice bisa berujung ke masalah pembayaran, pengiriman, bahkan penahanan pengiriman di bea cukai.

Agar terhindar dari masalah transaksi tersebut, di bawah ini kita akan membahas tuntas terkait penjelasan dan perbedaan proforma dan commercial invoice.

Definisi Proforma Invoice & Commercial Invoice

Proforma Invoice

Proforma invoice adalah faktur sementara yang biasanya diberikan oleh penjual sebelum ada kesepakatan final dan sebelum barang yang kamu pesan dikirim.

Proforma invoice dipakai baik dalam transaksi domestik dan transaksi internasional. Dokumen ini berfungsi sebagai penawaran resmi yang memberi gambaran kepada pembeli tentang apa yang akan dibeli, berapa harga barang, dan bagaimana skema transaksinya.

Kalau dalam transaksi internasional, proforma invoice sering digunakan untuk:

Menunjukkan estimasi harga dan detail barang
Menjadi dasar negosiasi antara penjual dan pembeli
Membantu pembeli mengurus izin impor atau membuka Letter of Credit (L/C)

Karena sifatnya masih estimasi/perkiraan, proforma invoice tidak bisa digunakan sebagai dasar penagihan dan tidak bersifat mengikat secara hukum.

Contoh proforma invoice:

Commercial Invoice

Berbeda dengan proforma invoice, commercial invoice diterbitkan setelah transaksi disepakati atau ketika barang siap dikirim. Dokumen ini bersifat resmi dan final, serta menjadi bukti sah terjadinya transaksi jual beli

Commercial invoice adalah dokumen resmi untuk transaksi internasional dan sangat jarang dipakai dalam transaksi domestik. Dokumen ini berperan penting karena digunakan untuk penagihan pembayaran dan menjadi dokumen utama dalam proses bea cukai. Nilai barang yang tercantum di dalamnya akan menjadi dasar perhitungan pajak dan bea masuk.

Secara umum, commercial invoice digunakan untuk:

Menagih pembayaran kepada pembeli
Menjadi dokumen wajib dalam proses customs clearance
Menentukan nilai bea masuk, PPN, dan pajak impor lainnya

Karena fungsinya krusial, data dalam commercial invoice harus lengkap, akurat, dan konsisten dengan dokumen pendukung lainnya.

Contoh commercial invoice:

Rincian Perbedaan Proforma Invoice dan Commercial Invoice

Perbedaan kedua invoice ini paling mudah dilihat dari waktu penggunaan dan tujuan dokumennya. Proforma invoice dipakai di tahap perencanaan, sedangkan commercial invoice digunakan saat transaksi sudah berjalan secara resmi.

Berikut rincian perbedaan kedua jenis invoice ini:

Aspek	Proforma Invoice	Commercial Invoice
Waktu diterbitkan	Sebelum transaksi final	Setelah transaksi disepakati
Isi dokumen	Nomor invoice: Masih berbentuk draft/referensi. Berat & kubikasi: Masih bersifat estimasi. Informasi kapal: Opsional/perkiraan Tanda tangan: Tidak wajib distempel.	Nomor invoice: Nomor seri resmi untuk pajak. Berat & kubikasi: Hasil timbang pesanan aktual. Informasi kapal: Wajib (Nama kapal/voyage). Tanda tangan: Wajib tanda tangan & stempel basah.
Sifat dokumen	Estimasi/penawaran (masih bisa berubah)	Resmi dan final
Kekuatan hukum	Tidak mengikat	Mengikat secara hukum
Fungsi utama	Gambaran awal transaksi	Bukti transaksi & penagihan
Digunakan di bea cukai	Tidak/terbatas	Wajib

Kapan Waktu Terbaik Menggunakan Proforma & Commercial Invoice?

Dalam praktiknya, kedua invoice ini digunakan di momen yang berbeda. Namun, perhatikan hal-hal berikut agar tidak salah dalam penggunaanya.

Gunakan proforma invoice saat kamu:

Masih di dalam tahap diskusi atau negosiasi harga dan barang dengan penjual.
Ingin mengetahui estimasi total biaya sebelum ada kesepakatan.
Memiliki keperluan administratif, seperti pengajuan izin impor atau pembukaan L/C (Letter of Credit).

Di tahap ini, proforma invoice membantu semua pihak punya ekspektasi yang sama, tanpa ada kewajiban hukum.

Sementara itu, gunakan commercial invoice saat:

Sudah mencapai kesepakatan di kedua belah pihak.
Barang sudah siap untuk dikirim atau dalam proses pengiriman, dan pembayaran akan atau sudah dilakukan.
Proses pemeriksaan bea cukai. Dokumen ini diperlukan untuk memenuhi syarat yang dibutuhkan agar barang kamu bisa diterima masuk.

Kesalahan yang Masih Sering Terjadi dalam Penggunaan Invoice

Kesalahan paling umum adalah menganggap proforma invoice sebagai tagihan resmi, padahal dokumen ini belum punya kekuatan hukum. Ada juga yang menggunakan proforma invoice untuk customs clearance, yang berisiko membuat barang tertahan karena bea cukai hanya menerima commercial invoice.

Tapi, tidak perlu khawatir kalau misalnya masalah ini kamu alami, karena kalau kamu ingin segera klaim barang di bea cukai, cukup tunjukkan commercial invoice yang sudah sesuai dengan barang yang kamu beli.

Gunakan Invoice & Metode Pembayaran yang Tepat

Dalam transaksi internasional, memahami perbedaan antara proforma dan commercial invoice akan sangat membantu pelaku usaha untuk menghindari kesalahan administratif dan memastikan pengiriman produk impor kamu berjalan lancar.

Selain pemilihan invoice yang tepat, transaksi internasional juga perlu didukung oleh pemilihan layanan remitansi yang aman dan transparan. Salah satunya seperti Topremit, yang memudahkan pengiriman uang lintas negara dengan proses yang praktis dan biaya yang jelas.

Dengan alur dokumen yang tepat dan metode pembayaran yang sesuai, transaksi internasional kamu tentu bisa dijalankan dengan lebih tenang dan mudah.